Assicurazione per l’ufficio: cos’è e come funziona

Che si tratti di uno studio professionale, di una start-up o di un coworking, in quelle stanze si concentra un patrimonio fatto di strumenti, tempo e competenze. Eppure, basta un evento imprevisto — un guasto elettrico, un furto, un attacco informatico o un danno naturale — per mettere a rischio mesi, se non anni, di lavoro.

Negli ultimi anni il concetto di ufficio si è trasformato profondamente. Molte aziende adottano modelli di lavoro ibrido, con spazi condivisi e tecnologie connesse, e questo ha introdotto nuove vulnerabilità. Gli strumenti digitali, i dati aziendali e i dispositivi portatili si sono moltiplicati, aumentando l’esposizione a rischi informatici e danni accidentali. Anche la crescente frequenza di eventi meteo estremi ha reso necessario ripensare la protezione degli ambienti di lavoro. In questo scenario, assicurare il proprio ufficio significa garantire la continuità operativa e la sicurezza delle persone che lo vivono ogni giorno.

In un contesto come quello attuale, segnato da rischi climatici crescenti, maggiore digitalizzazione e nuove normative, proteggere l’ufficio è diventato un gesto di responsabilità, oltre che di lungimiranza. Un’assicurazione ben calibrata permette di reagire rapidamente agli imprevisti, evitando interruzioni costose e proteggendo ciò che conta davvero: la continuità dell’attività.

Cos’è e cosa copre una polizza per l’ufficio

L’assicurazione per l’ufficio è una polizza multirischi che tutela sia i beni materiali sia l’operatività dell’attività. Le garanzie più importanti riguardano i danni ai locali e alle attrezzature, i furti o le effrazioni, la responsabilità civile verso terzi e, sempre più spesso, i rischi informatici.

Molte polizze includono anche la copertura per gli infortuni del personale o la tutela legale. In caso di sinistro, la compagnia interviene per indennizzare i danni o per sostenere le spese necessarie alla ripresa delle attività.

Oltre alla protezione materiale, una buona assicurazione per l’ufficio rappresenta un vero strumento di stabilità economica. Dopo un sinistro, infatti, la polizza può coprire anche i costi indiretti, come l’interruzione temporanea dell’attività o il trasferimento in una sede alternativa. Alcune compagnie prevedono formule a rimborso rapido per sostenere le spese urgenti, evitando che un imprevisto si trasformi in una crisi di liquidità. Le versioni più moderne delle polizze multirischio permettono inoltre di adattare la copertura nel tempo: un vantaggio importante per chi cresce o cambia struttura operativa senza dover ripartire da zero con un nuovo contratto.

Oggi, un aspetto cruciale è rappresentato dalle coperture contro eventi naturali estremi, come alluvioni o terremoti, che dal 2025 sono diventate obbligatorie per molte imprese italiane in base al nuovo decreto interministeriale sui danni catastrofali. Questo significa che anche le polizze per uffici e studi professionali devono essere aggiornate, integrando protezioni mirate contro i fenomeni climatici più gravi. 

Come scegliere la copertura giusta per l’ufficio

Scegliere l’assicurazione adeguata dipende dalla tipologia di attività e dal valore dei beni da proteggere. È importante che la somma assicurata rifletta il reale valore dell’immobile e del contenuto, evitando di sottostimare i rischi per risparmiare sul premio.

Allo stesso modo, conviene verificare con attenzione franchigie, scoperti e condizioni di indennizzo, per non trovarsi scoperti al momento del bisogno. Nel caso di uffici fortemente digitalizzati, le garanzie cyber dovrebbero essere considerate imprescindibili, insieme all’adozione di buone pratiche di sicurezza informatica (backup, antivirus aggiornati, autenticazione a più fattori).

Per questo, prima di scegliere, è utile confrontarsi con un consulente assicurativo che sappia valutare la tipologia di rischio in base alla zona geografica, alla struttura dell’edificio e al valore dei beni presenti. Ogni ufficio è diverso: uno studio legale avrà esigenze diverse da un laboratorio tecnico o da una startup digitale. Una valutazione preliminare accurata consente di evitare duplicazioni di garanzie e di individuare le coperture davvero utili, ottimizzando anche il costo finale della polizza.

Anche la procedura di denuncia del sinistro è un punto da non sottovalutare: oggi molte compagnie, tra cui Groupama Assicurazioni, permettono di gestire l’intero iter online, in modo semplice e rapido.

Cosa fare in caso di sinistro in ufficio?

In caso di furto, danneggiamento o evento imprevisto, è essenziale agire con tempestività e metodo.

La prima cosa da fare è contattare le autorità competenti (se necessario, come nel caso di un furto o di atti vandalici) e ottenere un verbale ufficiale. Successivamente, occorre documentare il danno con fotografie e descrizioni dettagliate, senza modificare la scena prima della perizia. Infine, si deve avvisare immediatamente la compagnia assicurativa, inviando la denuncia e tutta la documentazione richiesta.

Agire rapidamente è fondamentale: ogni polizza prevede tempi precisi per la segnalazione del sinistro e, rispettandoli, si facilita la liquidazione dell’indennizzo e la ripartenza delle attività.

Qual è la differenza tra l’assicurazione ufficio e l’assicurazione per liberi professionisti?

L’assicurazione per uffici e quella per liberi professionisti differiscono principalmente per gli ambiti di copertura e i rischi specifici a cui si rivolgono. L’assicurazione per uffici è pensata per proteggere gli spazi fisici e le attività lavorative che vi si svolgono, includendo coperture per danni a strutture, arredi, apparecchiature, furti e responsabilità civile verso terzi (es. clienti o visitatori). È ideale per aziende con uno spazio operativo definito e dipendenti.

L’assicurazione per liberi professionisti, al contrario, si concentra su rischi legati all’attività professionale, come errori, omissioni, o negligenze, spesso con una polizza di responsabilità professionale obbligatoria per alcune categorie (es. avvocati, medici, ingegneri). Questa polizza tutela il professionista da richieste di risarcimento da parte di clienti insoddisfatti o danneggiati.

In sintesi, la prima si focalizza sulla protezione di un ambiente di lavoro fisico e dei suoi beni, mentre l’assicurazione liberi professionisti copre rischi legati alle prestazioni professionali individuali.

Cosa fare in caso di furto in ufficio?

In caso di furto in ufficio, è fondamentale agire tempestivamente. Per prima cosa, occorre chiamare le autorità competenti, per denunciare l’accaduto e ottenere un verbale ufficiale. È importante non toccare nulla per preservare eventuali prove utili alle indagini, come impronte o segni di effrazione. Successivamente, bisogna contattare l’assicurazione se l’ufficio è coperto da una polizza fornendo tutta la documentazione necessaria, inclusa la denuncia.

Il costo del furto e incendio è una delle componenti più impegnative della polizza, per via dell’importante tutela che garantisce. Molto spesso le compagnie assicurative propongono due opzioni, quella che assicura il valore intero e quella, più economica, detta modalità “primo rischio assoluto”. Questa soluzione prevede di assicurare un importo fisso, includendo solo i beni che potrebbero effettivamente essere sottratti in caso di furto. Talvolta, la polizza assicurativa contro il rischio di furto può essere estesa anche alla copertura per la rapina e lo scippo.

Cosa succede se si infortuna un dipendente in ufficio?

Se un dipendente si infortuna in ufficio, l’evento viene considerato un infortunio sul lavoro e attiva una serie di obblighi e procedure, sia per il datore di lavoro che per il lavoratore. Il primo passo è garantire il pronto soccorso al dipendente e, se necessario, contattare i servizi di emergenza. L’infortunio deve poi essere comunicato all’INAIL (Istituto Nazionale per l’Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro) entro 48 ore dall’accaduto, attraverso l’apposita denuncia, obbligatoria se l’assenza dal lavoro supera i tre giorni.

Il dipendente incidentato ha diritto a un’indennità per infortunio sul lavoro, che è erogata dall’INAIL, per coprire i giorni di assenza dal lavoro, oltre alle spese mediche necessarie per la cura e la riabilitazione. Tuttavia, se l’infortunio è stato causato dalla mancata osservanza delle norme di sicurezza da parte del datore di lavoro, quest’ultimo può essere soggetto a sanzioni amministrative o penali e risarcimenti.

Proprio in virtù di questo, per evitare complicazioni, è fondamentale che l’ufficio sia conforme alle normative di sicurezza e che il personale sia adeguatamente formato per prevenire rischi sul luogo di lavoro.

Come proteggere l’ufficio dal cyber risk?

Quando si ha a che fare con qualsivoglia tipologia di ufficio, tra i vari rischi da mettere in conto ci sono anche i cosiddetti “cyber risk”, ovvero quegli attacchi informatici che possono compromettere la sicurezza di dati, sistemi e reti.

Il cyber risk assessment rappresenta una delle principali attività per contrastare il fenomeno del rischio informatico. Consiste in un’analisi approfondita dell’infrastruttura IT di un’azienda, finalizzata a identificare eventuali vulnerabilità che potrebbero compromettere la protezione dei dati aziendali. La crescente diffusione degli attacchi cyber, infatti, è dovuta, in gran parte, alla semplicità con cui possono essere eseguiti.

La polizza cyber risk

Tra i più comuni cyber risk ci sono: gli attacchi hacker, malware, ransomware, i furti di dati e le interruzioni dei servizi IT. Questi rischi possono causare gravi danni economici, oltre che reputazionali, e possono comportare delle conseguenze legali alle aziende. Proprio per questo, proteggere l’ufficio dai cyber risk, non solo è necessario, ma richiede anche un approccio multifaceted, in grado di combinare tecnologie avanzate e buone pratiche organizzative. Innanzitutto, è essenziale installare e mantenere aggiornati firewall e software antivirus per difendere i sistemi da malware e attacchi esterni. Inoltre, è utile utilizzare password robuste e l’autenticazione a due fattori (2FA), pratica che riduce significativamente il rischio di accessi non autorizzati. Non meno importante è l’abitudine di eseguire regolarmente backup dei dati su sistemi sicuri, fatto che permette di recuperare rapidamente le informazioni in caso di attacchi ransomware. Inoltre, mantenere tutti i software e i sistemi operativi aggiornati con le ultime patch di sicurezza chiude le vulnerabilità note. A tal proposito esistono le specifiche polizze cyber risk, pensate proprio per la mitigazione del rischio informatico.

Integrando queste misure, un ufficio può creare un ambiente digitale sicuro e resiliente contro i cyber attacchi.

DINAMICAPLUS UFFICIO

10 settori di garanzia per proteggere il tuo ufficio dagli imprevisti e lavorare in totale serenità.

Scopri di pi��

Proteggere il proprio lavoro con Groupama Assicurazioni

Un ufficio ben assicurato non è solo un ambiente più sicuro: è una garanzia di continuità, professionalità e fiducia. Le imprese e i professionisti che scelgono di investire in una copertura completa non stanno semplicemente acquistando una polizza, ma stanno costruendo resilienza: la capacità di reagire e ripartire anche dopo un imprevisto.

In quest’ottica, Groupama Assicurazioni propone Dinamica Plus Ufficio, una soluzione flessibile e moderna che consente di proteggere l’attività a 360 gradi. È una polizza modulare, personalizzabile in base alle esigenze di ciascun professionista, che integra in un unico strumento le garanzie per danni ai locali, furto, responsabilità civile, infortuni e cyber risk.

La forza di Dinamica Plus Ufficio sta nella semplicità: puoi comporla come un mosaico, scegliendo solo le protezioni che servono davvero e modificarla nel tempo man mano che l’attività evolve. La gestione dei sinistri è rapida e digitale, con assistenza h24 e consulenza specializzata.

In un periodo in cui la sicurezza e la continuità del lavoro sono diventate valori centrali, scegliere una polizza completa come Dinamica Plus Ufficio significa proteggere non solo le cose, ma anche le persone e il futuro dell’attività. In un’epoca in cui il lavoro è sempre più connesso e mobile, avere un punto fermo è fondamentale: una buona assicurazione non è solo una protezione economica, ma un atto di fiducia verso il futuro — la certezza che, qualunque cosa accada, il lavoro può sempre ripartire.