IL SISTEMA DI WHISTLEBLOWING

Tutti posso inviare una segnalazione, anche in forma anonima: dipendenti, ex dipendenti, candidati a posizioni lavorative, agenti, partner, clienti, fornitori, consulenti, collaboratori, soci e, più in generale, chiunque sia legittimo portatore di un interesse nei confronti dell’attività aziendale di Groupama Assicurazioni S.p.A.

Si può segnalare: 

• quando il rapporto giuridico è in corso;  
• durante il periodo di prova;  
• quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;  

• successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite prima dello scioglimento del rapporto stesso (es. dimissioni, pensionati ecc.).  

Si possono segnalare comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità di Groupama Assicurazioni S.p.A. e che consistono, a titolo esemplificativo ma non esaustivo in: 

• illeciti amministrativi, contabili, civili e/o penali; 
• condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/01;  
• comportamenti posti in essere in violazione dei principi e/o delle norme di comportamento indicate nel Codice Etico e del Codice di Condotta adottati da Groupama 

• violazioni di quanto previsto dalle procedure aziendali, dai manuali interni, dal Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001 adottato, oltre alle violazioni di leggi e regolamenti vigenti, ivi inclusi gli illeciti, gli atti e le omissioni legati a violazione della normativa europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente come definiti dal D. Lgs. 24/2023 

Non si possono segnalare:  

• contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate (ad es. segnalazioni riguardanti vertenze di lavoro, discriminazioni tra colleghi, conflitti interpersonali tra segnalante e un altro lavoratore);  
• violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nella parte II dell’allegato al decreto ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione Europea indicati nella parte II dell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell’allegato al Decreto, in quanto già garantiscono apposite procedure di segnalazione; 
• violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea.  

Il canale Whistleblowing non è destinato alla gestione dei reclami, per i quali è previsto processo di trattamento separato in conformità con le normative vigenti.

La segnalazione deve essere il più possibile circostanziata al fine di consentire di accertare i fatti segnalati da parte dell’ufficio competente a dar seguito alle segnalazioni. 

È necessario in particolare che risultino chiare ed espressamente indicate:  

• le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;  
• la descrizione del fatto;  

• le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati. 

È utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti. 

Si può segnalare: 

• attraverso il canale interno (portale whistleblowing – posta ordinaria – incontro diretto); 
• il canale esterno attivato presso ANAC e utilizzabile esclusivamente ove si verifichino particolari condizioni specificamente previste dal legislatore; 
• le divulgazioni pubbliche (a determinate condizioni); 
• la denuncia all’Autorità giurisdizionale (ove ne ricorrano i presupposti). 

Groupama incoraggia il segnalante ad avvalersi in via prioritaria del canale interno. 

Per l’utilizzo del tale canale di segnalazione esterna o per il ricorso alla divulgazione pubblica si prega di fare riferimento alle linee guida e al sito ufficiale dell’ANAC https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing. 

Al segnalante, al facilitatore e alle persone coinvolte nella segnalazione è garantita l’assoluta riservatezza.  

Groupama garantisce protezione da qualsiasi atto di ritorsione, discriminazione o penalizzazione, nei confronti della persona segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione effettuata in buona fede.  

In ogni caso, al fine di tutelare la dignità, l’onore e la reputazione di ognuno, Groupama si impegna ad offrire massima protezione dalle segnalazioni diffamatorie. 

Chiunque ponga in essere i suddetti atti all’interno della Compagnia, è soggetto a provvedimenti disciplinari. 

Se si ritiene di aver subito una ritorsione a causa della segnalazione, deve comunicarlo esclusivamente all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing. 

Le misure di protezione si applicano:  

• alla persona segnalante;  
• al facilitatore (persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve rimanere riservata);  
• alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;  
• ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente; agli enti di proprietà della persona segnalante o per i quali le stesse persone lavorano nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone. 

Le segnalazioni interne possono essere effettuate: 

IN FORMA SCRITTA:

• Groupama Assicurazioni S.p.A. ha istituito un canale interno di segnalazione attraverso la piattaforma “@Whistleblowing” accessibile attraverso il sito web di Groupama Assicurazioni S.p.A., mediante apposita sezione https://www.groupama.it/governance-e-risultati-economici/whistleblowing/ idonea a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante mediante l’utilizzo di protocolli sicuri e strumenti di crittografia.  
  Al termine dell’inserimento, il Portale fornisce un codice identificativo univoco che consente di verificare lo stato di lavorazione e di inviare e ricevere comunicazioni. Le segnalazioni trasmesse mediante il Portale Whistleblowing sono ricevute esclusivamente dal Responsabile Internal Audit e dal Responsabile Frode Interna, Analytics & Whistleblowing. 

• In alternativa è possibile effettuare una segnalazione utilizzando la casella di posta ordinaria: Groupama Assicurazioni S.p.A., c.a. Responsabile Internal Audit, 00144 – viale C. Pavese 385, Roma; al fine di garantire la riservatezza, è opportuno che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse, la prima con i dati identificativi del segnalante e la seconda con la segnalazione, ed entrambe dovranno essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata”. 

IN FORMA ORALE:

• tramite un incontro diretto, su richiesta del segnalante, utilizzando i due canali sopra indicati, finalizzato ad effettuare la segnalazione. L’incontro sarà fissato entro un termine ragionevole con il Responsabile Internal Audit e il Responsabile Frode Interna, Analytics & Whistleblowing che avrà luogo in presenza fisica. Al termine dell’incontro sarà sottoscritto il verbale della segnalazione, che viene custodito dal Responsabile Frode Interna, Analytics & Whistleblowing in modalità riservata e con l’applicazione di idonee misure di sicurezza.  

Chiunque riceva una segnalazione al di fuori dei canali istituiti o la stessa venga trasmessa ad un soggetto diverso da quello individuato e autorizzato, provvede tempestivamente a trasmetterla, e comunque entro 7 giorni dal suo ricevimento, al Responsabile Frode Interna, Analytics & Whistleblowing, in originale con gli eventuali allegati e nella massima riservatezza. 

In ogni caso il Segnalante deve indicare espressamente nell’oggetto della segnalazione che trattasi di una Segnalazione “Whistleblowing” per la quale si intende mantenere riservata la propria identità e beneficiare quindi delle tutele previste nel caso di eventuali ritorsioni subite in ragione della segnalazione. In assenza di tale chiara indicazione o laddove la volontà del Segnalante di avvalersi delle tutele previste dal D. Lgs. 24/2023 non sia chiaramente desumibile, la segnalazione sarà trattata come ordinaria e non beneficerà delle suddette tutele. 

È possibile effettuare una segnalazione interna anche in forma anonima. In questo caso, La stessa è equiparata a segnalazione ordinaria, se circostanziata, e il segnalante non potrà beneficiare delle misure di protezione disposta dal D.lgs. n. 24/2023 

In adempimento alle previsioni normative di cui al D. Lgs. n. 24 del 10 marzo 2023, Groupama ha individuato nella U.O. Frode Interna, Analytics & Whistleblowing, già istituita nell’ambito della Funzione Internal Audit, l’ufficio dedicato di cui all’art. 4, comma 2, deputato a svolgere le attività di cui all’art. 5, composto da personale specificamente formato al riguardo. 

L’U.O. Frode Interna, Analytics & Whistleblowing è responsabile della verifica sulla fondatezza e della gestione della segnalazione e provvede, nel rispetto dei principi di imparzialità, equità, trasparenza e riservatezza, ad effettuare ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetti di segnalazione. 

L’U.O. Frode Interna, Analytics & Whistleblowing ha accesso a tutte le informazioni e ai fatti connessi alla segnalazione ricevuta, garantendo la riservatezza dell’identità della persona segnalante, del segnalato, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. 

Nell’ambito della gestione del canale di segnalazione interna, L’U.O. Frode Interna, Analytics & Whistleblowing rilascia al segnalante un avviso di ricevimento entro 7 giorni dalla data di ricezione della segnalazione e fornisce riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data di avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.  

Nel caso in cui il segnalante ritenga che un componente dell’ufficio sia una persona coinvolta nella segnalazione e/o si trovi in conflitto di interessi, può rivolgere la propria segnalazione direttamente agli altri membri dell’ufficio, con esclusione della persona coinvolta nella segnalazione ovvero al Presidente dell’ODV, adducendo le motivazioni. 

Nel caso in cui dopo aver effettuato una segnalazione interna non si ricevesse il riscontro sul seguito dato alla segnalazione, oppure si avessero fondati motivi di ritenere ragionevolmente (sulla base di circostanze concrete ed informazioni effettivamente acquisibili) che alla segnalazione interna non sarebbe dato efficace seguito o che la stessa potrebbe determinare ritorsioni, ovvero che la violazione può costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse, è possibile trasmettere una segnalazione esterna all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) tramite la Piattaforma informatica (https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/). 

Le segnalazioni rivolte all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) sono definite esterne. 

Per le procedure di dettaglio relative alla gestione delle segnalazioni esterne si rinvia alle apposite linee guida ANAC pubblicate su https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.